Ferramentas para um bom Home Office

Home office foi a saída escolhida por muitas empresas para continuar suas atividades mesmo durante a pandemia de Covid-19.

Trabalhar em home office exige algumas atitudes imprescindíveis para não perder a produtividade, mas, além disso, tecnologias específicas tornarão sua vida muito mais fácil nesse processo.

https://www.leardi.com.br/blogleardi/home-office,-dicas-para-nao-perder-a-produtividade

Apresentamos a vocês ferramentas para gestão de negócios e de equipe que lhe ajudarão a continuar o serviço mesmo em tempos de coronavírus.

Ferramentas para comunicação

1. Slack

Slack é um aplicativo gratuito para Android e iOS que aumenta a produtividade das conversas de trabalho.

Utilizando este software a chance de distração é menos, pois você evita misturar conversas pessoas e profissionais, como acaba acontece no WhatsApp, por exemplo.

Toda a comunicação de um projeto fica reunida em um só ambiente, com publicações que podem ser públicas ou privadas. A ferramenta faz integração com outros serviços, como Google Drive, Office 365 e Trello.

Na versão gratuita, o aplicativo mostra as últimas 10 mil mensagens e tem armazenamento de 5GB. Infelizmente, essa versão grátis permite apenas chamadas por voz e vídeo individuais.

2. Workplace

Esta ferramenta pertence ao grupo do Facebook e traz funcionalidades parecidas com a rede social, mas sempre voltada para o âmbito profissional.

Seus principais recursos são: criação de grupos, chats, conferências e transmissões ao vivo. Também é possível visualizar um feed empresarial.

Na versão gratuita, é possível criar grupos de até 50 pessoas, o máximo de 20 pessoas por ligação e 5GB de armazenamento de arquivos.

3. #matrix

Desenvolvido pela startup Resultados Digitais, este software permite a criação de “escritórios virtuais”.

Inspirados no ambiente físico, a ferramenta permite que os funcionários visualizem seus colegas de trabalho e interajam em espaços virtuais.

As funcionalidades vão desde a criação das salas virtuais, sinalizar presença e verificar a disponibilidade de outras pessoas, mandar mensagens e pedir videoconferências. 

Também é possível conferir quais conversas estão acontecendo naquele momento, como se você checasse se seus colegas estão em suas mesas ou em uma sala de reunião, tudo para manter um ambiente de trabalho ativo.

O #matrix é gratuito e está disponível na plataforma GitHub.

https://github.com/ResultadosDigitais/matrix

Gestão de equipe

1. Toggl

Esta ferramenta tem como principal propósito o controle das horas trabalhadas. O aplicativo mensura o tempo investido em cada projeto, fazendo automaticamente a contagem de horas por funcionário ou equipe. 

Relatórios são gerados detalhadamente, automatizando o processo e tirando a necessidade da criação e planilhas para fazer o controle de horas trabalhadas durante o home office.

Tenha quadros de horário e registro de atividade em um só local. O Toggl está disponível para PC, Android e iPhone (iOS).

2. Runrun.it

A Runrun.it é uma plataforma completa de gestão do trabalho para equipes que precisam controlar tarefas, projetos e processos. 

Após ser realizado o cadastro da empresa, o gestor deve adicionar os usuários e então distribuir tarefas a cada um deles. Além de controlar o tempo das tarefas, também é possível dar feedbacks aos funcionários.

O software oferece um teste gratuito de 14 dias, com funções ilimitadas. Após o teste, você pode continuar usando o aplicativo gratuitamente, mas as funcionalidades são reduzidas.

Organização de tarefas

1. Trello

O Trello é uma ótima ferramenta para organizar tarefas individuais ou em grupo. Nele, você pode criar quadros de tarefas e compartilhá-los com a equipe.

Alguns dos recursos disponíveis são: adição de membros a tarefas especificas, etiquetas, checklist, alerta para datas de entrega e adicionar anexos. Tudo isso de forma flexível entre quadros e listas de tarefas. Tudo isso com um visual intuitivo inspirado em post-its.

Na versão gratuita, o Trello permite criar 10 quadros compartilhados com a equipe e enviar arquivos de até 10MB cada, além de poder ser integrado com Google Suite e o Slack.

2. Evernote

Com esse aplicativo é possível fazer anotações de reuniões, criar listas de tarefas, tirar fotos, digitalizar cartões de visita, gravar lembretes de voz e organizar todas essas informações em um único banco de dados, mantendo assim o controle de tarefas e prazos.

E o melhor de tudo, as informações são de fácil compartilhamento!

O Evernote tem um plano gratuito e é acessível por aplicativos para computador e pelo celular, ou até mesmo através do website da marca.

Aplicativos para videoconferência

1. Skype

Além de um dos serviços de chamadas mais populares, o Skype é um amigo antigo de várias empresas. 

Nele é possível realizar chamadas de voz e vídeo, entre usuários cadastrados na ferramenta. Também fica disponível a criação de grupos de chat ou para conferências.

A versão gratuita suporta até 20 usuários, enquanto a versão paga, o Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas em uma mesma chamada. A ferramenta está disponível para computadores, celulares, tablets, TVs e consoles de jogos.

2. Whatsapp

Por si só, o Whatsapp já é uma excelente opção para manter a comunicação ativa com a equipe. Rápido e intuitivo, grande parte da população usa, ou já experimentou, esse aplicativo.

A possibilidade de criação de grupos, listas de transmissões e chamadas de vídeo, otimizam o tempo de conversa.

3. Hangouts Meet

Desenvolvido pelo Google, esta ferramenta é focada em videoconferências para equipes. 

A grande vantagem do Hangouts Meet é poder compartilhar o link da chamada para qualquer pessoa, sem precisar instalar aplicativos para ter acesso a ligação.

Outro benefício importante para empresas é a possibilidade de integração com o Google Suite. Assim, a videochamada poderá ser conectada com o calendário do Google e outros arquivos.

Este mês a Google anunciou que dará acesso gratuito as funções avançadas do aplicativo até julho de 2020. Para saber mais sobre este e outras ferramentas liberadas gratuitamente, clique aqui.

https://www.leardi.com.br/blogleardi/ferramentas-para-gerir-o-seu-negocio-em-tempos-de-coronavirus

4. Zoom Meetings

Esta ferramenta de videoconferências é voltada para o mundo corporativo, possibilitando chamadas com até 500 pessoas, compartilhamento de arquivos pelo bate-papo e um armazenamento de nuvem ilimitado.

Entretanto, a versão gratuita lhe permite ter reuniões de até 40 minutos com, no máximo, 100 pessoas e as chamadas individuais são ilimitadas.

Esta ferramenta pode ser acessada de computadores com Windows, macOS ou Linux, além de smartphones Android ou iPhone.

Assinaturas digitais

1. Clicksign

O Clicksign oferece assinatura de documentos com validade jurídica. Com a ferramenta, é possível assinar à distância documentos, gerenciá-los e personalizá-los de acordo com sua empresa.

O plano básico dá direito a cinco documentos por mês, permitindo ter até 5 usuários cadastrados e signatários ilimitados.

2. Docsign

Esta ferramenta promete a integração e automatização em todo o processo, desde a geração do contrato até a assinatura.

As funções oferecidas são: assinatura eletrônica, gestão do ciclo de vida de contratos, automatização de fluxos de trabalho e gerenciamento de acordos, geração e negociação de documentos e análise de acordos.

O DocSign possui um teste gratuito.

3. BRy Cloud

O BRy Cloud é um serviço de assinaturas digitais em diversos padrões. A ferramenta armazena certificados digitais na nuvem e permite que as assinaturas possam ser feitas por celular, tablet ou smartphone.  

Cada serviço desta ferramenta tem um preço definido. Ao escolher as funções que irá utilizar, você credita o valor em sua conta no BRy Cloud e pode usar o valor em qualquer serviço. Também é possível assinar um plano mensal.

Ao fazer o cadastro na ferramenta você ganha 10 créditos de uso.

Transferência de arquivos

1. WeTransfer

O WeTransfer é um site para compartilhamento de arquivos grandes pela Internet. A ferramenta cria um link e o encaminha automaticamente para os e-mails que desejar. 

Na versão gratuita é possível enviar até 2 GB de arquivos para até 20 e-mails. Além de não precisar ter conta para enviar os arquivos e nem para fazer o download.

2. Dropbox

O Dropbox armazena dados na nuvem e permite o compartilhamento de arquivos. 

A versão gratuita dá direito a apenas 2 GB de espaço de armazenamento. É possível conseguir mais espaço convidando amigos para utilizar o serviço.

O programa está disponível para computadores com Windows, Mac, Linux, como também é possível acessá-lo em aplicativos para Android, Windows Phone, iOS e Blackberry. Outra possibilidade para acessar e gerenciar seus arquivos é através do website da marca.

3. Google Drive

Este serviço oferecido pelo Google armazena na nuvem todo tipo de arquivo. 

A ferramenta dispensa a necessidade de HD externo ou de ocupar grandes espaços em seu computador ou celular. Além de permitir o compartilhamento dos documentos com outros usuários. 

O programa funciona de forma integrada com outras ferramentas do Google. Os arquivos, como planilhas e apresentações, são salvos automaticamente em caso de alterações feitas na nuvem.

A versão gratuita disponibiliza 15Gb.

4. OneDrive

O OneDrive é o serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft. A versão gratuita oferece 15Gb de espaço para usuários, que podem acessá-los via Android, iOS ou computadores (Mac e Windows). 

Um diferencial da ferramenta é a funcionalidade "Cofre Pessoal" que guardar arquivos confidenciais protegidos por senha.